Veja 8 dicas para melhorar o atendimento em clínicas odontológicas

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Oferecer um atendimento de qualidade é muito importante para a prestação de qualquer serviço. Na área da saúde isso não é diferente. Assim, o atendimento em clínicas odontológicas precisa ser bastante eficiente, de modo a suprir a expectativa dos pacientes e otimizar o tempo de todos.

Logo, o contato telefônico e o atendimento pessoal precisam ser feitos em sintonia com a proposta de proporcionar uma experiência positiva, mostrando o máximo de eficiência para conseguir fidelizar o paciente, construindo uma relação de confiança. O mau atendimento pode colocar em risco todo o investimento em mão de obra especializada e infraestrutura. Nesse sentido, é preciso ter algumas estratégias para proporcionar um atendimento de qualidade.

Neste post, vamos apresentar 8 dicas para melhorar o atendimento em clínicas odontológicas. Confira!

1. Implemente o agendamento online

Um sistema de gestão pode permitir a integração com o site da clínica e, por consequência, possibilitar marcar consultas online, sem a necessidade de um telefonema. Assim, a otimização do atendimento é essencial para garantir a satisfação e reduzir o número de desistências de marcações.

O agendamento online de exames e consultas proporciona vários benefícios para a clínica odontológica que utiliza esse tipo de serviço, como:

  • facilidade de remarcação de exames e consultas;
  • conforto no agendamento;
  • redução dos custos com o agendamento;
  • redução do tempo médio de atendimento.

Ademais, quando alguém cancela a consulta de última hora, é possível comunicar ao próximo paciente que existe um horário disponível, seja por SMS ou e-mail, informando ao dentista que ele poderá antecipar as consultas do dia e sair mais cedo.

2. Invista no treinamento dos recepcionistas

Para garantir um atendimento de qualidade, é necessário treinar a equipe. Os recepcionistas, por exemplo, são a linha de contato inicial com o cliente e prepará-los adequadamente pode garantir uma boa primeira impressão. Uma conversa sobre visão de negócio e valores, aliada a palestras e cursos, pode ser uma boa opção para quem deseja investir nesse tipo de funcionário.

Após cada treinamento, dê um feedback para que as secretárias entendam quais são os pontos do atendimento que necessitam ser aprimorados e qual foi a evolução desde o último atendimento. Além disso, é importante contratar pessoas qualificadas para o atendimento, pois essa prática pode minimizar os gastos com o aperfeiçoamento e treinamento da equipe.

3. Humanize o atendimento

Por mais que você invista no aspecto operacional e físico da clínica, nada superará a relação direta entre o profissional e o paciente. Assim, para um atendimento humanizado, procure atender e superar as expectativas das pessoas. Tenha uma relação positiva, tire as dúvidas com paciência, mostre-se atento às suas histórias e lembre-se de conduzi-los até a porta da sua sala na hora da saída.

Com cuidado e atenção, você garante vários parceiros fiéis e cuidará com mais conhecimento da causa dos problemas do paciente. Além disso, contará com potenciais divulgadores espontâneos dos serviços prestados.

4. Conheça os pacientes

Para conseguir atender a expectativa do paciente durante o atendimento na clínica, é preciso conhecê-lo muito bem. Logo, para saber o que ele deseja, é necessário ter conhecimento sobre quais são as suas principais expectativas, dificuldades, demandas e seus medos.

Assim, é essencial levantar algumas informações para perceber o que realmente a pessoa espera do atendimento. Além disso, é necessário estar atento aos feedbacks dados pelos pacientes via redes sociais, site, e-mail ou telefone. Elogios e reclamações devem ser acompanhados por um time especializado, que possa proporcionar um retorno preciso, satisfatório e rápido ao paciente.

5. Invista na infraestrutura

A infraestrutura é muito importante para qualquer tipo de estabelecimento. Por se tratar de um local relacionado à área da saúde, passar uma impressão de organização e limpeza é essencial.

Logo, comece pela fachada. Ela precisa ser arrumada e condizente com os valores e a cultura do negócio. A sala de espera também merece uma atenção especial, por isso, invista em ar-condicionado, televisão, revista atual, boas cadeiras, Wi-Fi gratuito e um bebedouro.

Além disso, se a clínica atender crianças, reserve um espaço para elas ou disponibilize alguns brinquedos. O som ambiente também deve ser levado em conta, pois ele tem o objetivo de criar um clima acolhedor e agradável.

6. Invista em tecnologia

Os softwares de gestão podem ser ótimos aliados para que a clínica odontológica consiga atender os pacientes com excelência. As soluções reduzem a incidência de erros, aumentam a produtividade, fornecem maior segurança para as informações, melhoram a comunicação e controlam melhor os dados.

Ademais, muitas clínicas usam o aplicativo WhatsApp para se comunicar com os clientes, por meio de consultas ou tirando dúvidas mais básicas. Além de ser gratuito, é uma forma de estar presente no dia a dia dos pacientes.

7. Padronize os processos

Processos bem sequenciados, uniformizados e padronizados também auxiliam na melhora do atendimento do consultório. Eles servem para que as rotinas se tornem definidas, além de reduzir as chances de negligência ou erro com algum procedimento.

Em muitos casos, o profissional de saúde perde alguns pacientes por desorganização ou por causa de processos que não estão em dia. Mais uma vez, o treinamento para que os funcionários saibam lidar com os processos é essencial.

8. Preste atenção no pós-atendimento

Ao propor um atendimento qualificado, é importante não esquecer do pós-atendimento. Isso porque é a partir dele que você saberá quais pontos necessitam ser aprimorados e quais tiveram elogios. Portanto, realize uma pesquisa de satisfação alguns dias depois que o paciente terminar o tratamento, seja por telefone ou SMS.

Dessa maneira, você recebe uma avaliação melhor do atendimento prestado e do ambiente, além de descobrir em quais aspectos você pode melhorar. Essa etapa mostra que a sua empresa se preocupa com os pacientes ao manter contato mesmo após o encerramento do serviço.

Como vimos, promover um bom atendimento em clínicas odontológicas é essencial para o sucesso do negócio. Por isso, analise frequentemente as atividades feitas e busque por melhorias contínuas e que possam garantir a satisfação dos pacientes. Assim, humanize o atendimento, invista no agendamento online e treine os recepcionistas.

Gostou deste post e quer complementar a sua leitura? Então, entenda a importância do atendimento humanizado na área da saúde!

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