Saiba como otimizar o estoque odontológico com eficiência e economia

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Um cliente satisfeito é a receita do sucesso para qualquer negócio, principalmente no campo da odontologia. Acontece que para alcançar esse resultado existe todo um trabalho anterior, que inclui uma boa gestão e controle de estoque eficiente.

É a partir da gestão e da organização do estoque odontológico que o profissional garante a qualidade dos produtos, a disponibilidade dos insumos quando necessário além de conseguir oferecer um bom atendimento aos seus pacientes.

Pensando nisso, elaboramos 5 dicas de como fazer um controle de estoque de ponta na sua clínica. Continue a leitura para conferir!

Por que é importante ter controle do estoque odontológico?

O objetivo do controle de estoque é garantir que os materiais, insumos e equipamentos estejam disponíveis e prontos para serem utilizados nos momentos necessários durante os atendimentos.

Não saber o que você tem no estoque pode impactar na logística de atendimento, principalmente quando a demanda de clientes é alta  gerando perdas e atrasos.

Assim, as consequências de não organizá-lo é continuar com produtos vencidos nos armários, não ter disponível um produto essencial na hora do atendimento e também não dispor de um controle financeiro adequado dos gastos com os suprimentos.

Além disso, o controle bem executado assegura uma maior organização para toda sua clínica.

Como melhorar o estoque odontológico?

A melhor forma de fazer a gestão do seu estoque é criando uma sistematização para conhecer não só o que está disponível, como também a rotatividade dos produtos. Entenda melhor, a seguir!

Conheça as necessidades dos pacientes

A compra e gestão dos materiais devem estar alinhadas com o uso dentro do consultório.

Parece óbvio, mas muita gente esquece desse detalhe e acaba perdendo material em função do prazo de validade ou ficando sem o produto na hora que precisa.

Você que conhece a rotina da clínica, sabe quais são as suas maiores demandas e o perfil dos clientes. Portanto, sistematize essa informação para avaliar de quanto em quanto tempo o estoque precisa ser reposto.

Armazene corretamente os produtos e organize o estoque

Alguns produtos exigem um armazenamento específico para que não tenham a composição comprometida. Sendo assim, observe se eles não estão empilhados demais, se estão em locais fora do alcance da luz direta do sol, se os espaços são bem higienizados, entre outros cuidados básicos para manter a integridade dos insumos.

Esses detalhes além de garantir a saúde e a segurança no seu ambiente de trabalho, evitam perdas e danificação de insumos.

Outra questão imprescindível é a definição de formas para separar os produtos e materiais por classe. Para fazer isso de forma assertiva, você pode:

  • organizar de acordo com a data de validade, colocando os itens com datas mais curtas à frente dos demais;
  • separar de acordo com os procedimentos específicos (produtos para limpeza dental, clareamento ou outros tipos de tratamento, por exemplo);
  • separar perecíveis de descartáveis;
  • separar por ordem alfabética ou utilizar etiquetas coloridas.

Contudo, a forma de organização é você quem decide. Lembre-se que o importante é criar um padrão para que os produtos sejam guardados de acordo com essa sistematização. Isso facilita tanto na hora de usar quanto para fazer a manutenção do estoque odontológico.

Faça inventários periódicos

Depois de analisar sua demanda de produtos e saber o que tem na clínica, é importante fazer um inventário do estoque. Ele nada mais é que do que o registro de todos os itens.

Pode parecer trabalhoso, mas na medida em que o estoque vai sendo organizado, esses produtos já podem ser contabilizados. Assim, a partir do inventário você terá dados concretos do que está disponível na clínica e mensurar, inclusive, os valores que foram investidos na aquisição desses materiais.

Para ser efetivo, o inventário deve ser atualizado constantemente. Isso não quer dizer que os itens devem ser recontados, no entanto, o uso dos insumos precisa ser sempre registrado.

Dessa forma, é possível acompanhar quando os materiais estão acabando, qual a frequência da reposição de cada produto, quais deles ainda estão disponíveis para uso, e também quanto deve ser investido na reposição.

Com o tempo, você vai perceber que o inventário é a melhor forma de garantir a padronização e otimizar todo trabalho de gestão do estoque odontológico.

Organize as compras e tenha o cadastro de fornecedores

Com todas essas informações em mãos, o processo de compra fica bem mais fácil e direcionado, aumentando a sua capacidade de negociação, que pode até mesmo ajudar a reduzir os custos da sua clínica.

Afinal, você já sabe do que precisa, a quantidade e a periodicidade. Agora, é só negociar com os seus fornecedores para conseguir os melhores preços para aquisição dos insumos.

Uma forma de auxiliar esse processo é manter um cadastro sempre atualizado dos seus fornecedores, registrando suas compras, valores e observações sobre os serviços.

Com isso, você garante um relacionamento de confiança com os fornecedores, que é importante não só para o fator financeiro, mas também para o cumprimento de prazos e aquisição de produtos de qualidade.

Use a tecnologia ao seu favor

A boa notícia é que esses processos não precisam ser feitos com as velhas fichas com anotações à mão. Isso porque a tecnologia auxilia o desenvolvimento de padrões de organização e na continuidade desses processos, de maneira orgânica na rotina da clínica.

Os softwares de gestão contribuem para que o registro de entrada e saída de materiais sejam contabilizados corretamente. Já os dados podem ser visualizados de forma mais clara por meio de planilhas, relatórios e gráficos, gerados periodicamente  o que permite que você tome decisões mais acertadas.

Além disso, esses softwares otimizam o tempo da equipe de trabalho e permite que as informações sejam acessadas de qualquer lugar, não só do interior da clínica.

Fazer corretamente o controle do estoque odontológico otimiza a rotina da clínica, economiza em gastos desnecessários e prepara o seu negócio para oferecer o melhor atendimento para os pacientes.

Gostou das nossas dicas? Tem alguma outra sugestão que você usa na sua clínica e funciona no controle de estoque? Compartilhe com a gente nos comentários!

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