Saiba como escolher uma secretária para consultório odontológico

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A clínica odontológica, assim como toda empresa, precisa garantir o melhor atendimento aos seus clientes. Isso envolve o investimento em equipamentos, a constante atualização técnica por parte dos dentistas e a locação de um lugar agradável. Além desses cuidados, a secretária para consultório odontológico é uma figura muito importante, pois é o primeiro contato que o paciente tem com a clínica.

Seja pessoalmente, por troca de mensagens ou telefone, é fundamental que a profissional saiba como realizar o atendimento para que o paciente se sinta confiante e acolhido para começar um tratamento. Além de prestar um bom atendimento, a secretária precisa ser organizada, comunicativa e ter familiaridade com a tecnologia.

Neste post, vamos mostrar quais são as funções da secretária e as principais características que ela deve ter. Confira!

Quais são as funções de uma secretária?

Organização da agenda

Organizar a agenda é uma tarefa que exige competência e dedicação por parte de uma secretária. Ela precisa cuidar da logística, para que todas as pessoas que desejam atendimento consigam tê-lo.

Assim, a assistente é a responsável por controlar o fluxo de pacientes da clínica e lidar com encaixes, reagendamentos, faltas e atrasos. Isso pode fazer uma grande diferença em seu orçamento.

Atendimento ao paciente

Atender os pacientes no consultório e ao mesmo tempo ter de recepcioná-los antes da consulta é uma tarefa quase impossível. Por isso, é fundamental que uma secretária esteja presente para o atendimento inicial das pessoas e para dar orientação sobre o processo.

Logo, o primeiro contato com a pessoa precisa ser cuidadoso, pois, ao chegar para uma consulta, ela pode estar em uma situação desagradável ou vulnerável. Portanto, a secretária deve deixá-la sempre confortável e à vontade.

Assistência

Algumas tarefas que podem parecer simples poderiam atrasar o trabalho do dentista se ele mesmo tivesse que realizá-las. Assim, contar com a ajuda de uma secretária, nesses casos, agiliza — e muito — o atendimento.

Orientar os pacientes sobre a realização de exames e os procedimentos que serão realizados, por exemplo, é algo que a assistente pode fazer, basta treiná-la corretamente para isso. Além disso, é importante lembrar que, quanto mais ela souber, mais poderá auxiliar no trabalho.

Quais as principais características que a secretária deve ter?

Boa comunicação

Comunicar-se com clareza para evitar desentendimentos é fundamental no atendimento ao público, seja por telefone ou pessoalmente. Assim, é muito importante perguntar se o paciente compreendeu a explicação e se existe alguma dúvida, seja sobre o horário da consulta, os preparativos para o procedimento ou os valores da cirurgia.

Por atender pessoas e outros profissionais que trabalham na clínica, a secretária precisa conhecer os materiais odontológicos e termos técnicos para conseguir finalizar pedidos e auxiliar os dentistas no que for necessário.

Ao telefone, ter uma boa comunicação assertiva é importante. Esse meio ainda é o mais usado para obter informações e marcar consultas, mesmo com as opções de agendamento on-line.

Organização

Outra característica muito importante para o bom desempenho de uma secretária é a organização. A profissional precisa conhecer todo o funcionamento do consultório odontológico, saber arquivar todos os documentos e dados referentes aos pacientes, além de agendar os contatos e marcar os horários.

A organização também se estende ao local de trabalho. Assim, a mesa precisa estar arrumada, sem grandes pilhas de papéis e a recepção deve ficar com objetos e móveis no lugar correto. De vez em quando, também é preciso checar se ainda há água e café à disposição.

Gentiliza

A gentiliza deve ser mais uma característica de uma secretária de um consultório odontológico. Portanto, ela deve recepcionar os pacientes com educação, paciência e gentileza, além de estar disposta a colaborar para facilitar o trabalho da equipe sempre com um sorriso no rosto.

Ademais, o dentista precisa instruir a secretária a acolher as pessoas e fazer um atendimento humanizado. Quando o paciente chega para a consulta, a recepcionista deve seguir um protocolo (perguntar o nome, confirmar o horário, realizar o processo de pagamento).

Depois, pedir para que ele aguarde e, por fim, oferecer café e água. Uma secretária atenciosa e gentil certamente se torna uma figura querida e ímpar dentro da empresa.

Dedicação

Ter dedicação é um sinal de interesse pelo trabalho e um dos aspectos mais valorizados no ambiente corporativo, pois demonstra que a profissional está disposta a melhorar, desenvolver e aprimorar uma habilidade e aprender a usar ferramentas importantes para o dia a dia.

Ao contrário, utilizar boa parte do trabalho para acessar redes sociais, cuidar de assuntos pessoais ou trocar mensagens é considerado falta de comprometimento. Além disso, é preciso saber conciliar as horas de dedicação ao trabalho com o tempo livre. Essa pausa é muito importante para que a secretária descanse e reduza o nível de estresse para produzir melhor.

Aptidão

A secretária também deve saber como solucionar e contornar problemas, como atrasos e erros no preenchimento do receituário, recibos ou atestados. Nesse momento, ter respostas eficientes e rápidas, além de ser cordial, são atitudes determinantes para resolver o impasse.

Ademais, ela também precisa conhecer muito bem o funcionamento da clínica. A partir disso, é possível ter mais facilidade para tomar decisões rápidas, pois saberá quais meios existem para solucionar o problema.

Quando um transtorno inesperado surgir, ter a iniciativa de encontrar a solução o mais rápido possível é uma característica fundamental para essa profissional. Assim, o dentista precisa estar ciente da responsabilidade de cada decisão tomada.

Empatia

A empatia é a capacidade de uma pessoa se colocar no lugar de outra e compreender o que ela está sentindo. Assim, essa característica é muito importante para qualquer secretária que trabalhe em contato com o público. Na área da saúde, essa competência é essencial, pois é preciso lidar a todo momento com pessoas fragilizadas.

Como vimos, a secretária para consultório odontológico é muito importante e exerce diversas funções, como atendimento ao paciente, organização da agenda, assistência, entre outras. Por isso, a escolha é uma tarefa que exige muita atenção. Assim, observe se ela é atenciosa e gentil com os pacientes, se apresenta boa comunicação e dedicação. Com isso, você poderá contratar a melhor para o seu consultório.

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