Gestão de consultório de odontologia: saiba o que deve ser avaliado constantemente

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Uma boa gestão de consultório exige atenção especial a um grupo de fatores. Juntos, eles contribuem para que os resultados sejam satisfatórios e haja um equilíbrio entre a satisfação do cliente e a manutenção do negócio, criando um diferencial de atendimento.

Administrar uma empresa é sempre um desafio, pois as oscilações econômicas, a concorrência do mercado e a evolução tecnológica interferem diariamente nas atividades e decisões.

Neste post vamos falar da importância de uma gestão eficiente e dos aspectos que precisam ser considerados para que os processos sejam implementados corretamente e executados por todos de uma forma prática, dinâmica e organizada. Boa leitura!

Quais pontos da gestão de consultório devem ser avaliados?

Ao se decidir pela abertura de um negócio próprio, o profissional da Odontologia precisa estar preparado não apenas para atender pacientes e apresentar soluções de tratamento. É fundamental ter conhecimento de gestão e de todos os pontos que devem ser levados em consideração, a fim de identificar falhas ou melhorias.

Se você deseja ter um consultório bem-sucedido, reserve um tempo da sua agenda para acompanhar de perto a evolução administrativa e financeira da empresa. A seguir, veja alguns critérios que são essenciais em qualquer gestão de consultório e o que você deve observar em cada um deles!

Finanças

Não perca as finanças de vista. Ao investir no negócio, o ideal é que a recuperação do montante seja programada para um período não muito distante. Embora a essência do negócio esteja relacionada aos cuidados com a saúde bucal dos pacientes, são a formação de preço e as propostas de tratamento que promoverão a saúde financeira dele.

Já no início do ano crie uma previsão orçamentária elencando todas as contas e uma estimativa de realização para cada uma delas. Dessa forma, durante o acompanhamento, será possível perceber a evolução dos processos e identificar qual deles demanda maior atenção.

Faça um controle rigoroso de todos os gastos em um fluxo de caixa com entrada e saída de recursos. É imprescindível detalhar a origem dos valores para conciliar com o saldo de caixa e o saldo bancário — o que pode influenciar, inclusive, a decisão para compra de um novo equipamento, por exemplo.

Não misture as finanças pessoais com a gestão financeira do consultório. Se você tiver sócios, estabeleça o valor do pró-labore e a data de retirada para facilitar o controle de quem é responsável pela movimentação das finanças.

Atendimento

O atendimento ao cliente é essencial na hora de fechar um tratamento ou realizar um procedimento. Os tratamentos odontológicos são incômodos e, dificilmente, entrará no seu consultório um cliente bem-disposto e com ar de plena satisfação.

Um atendimento humanizado e compreensivo fará toda a diferença e terá grande relevância na escolha do consultório, por isso entenda a dor do paciente, busque detalhar as queixas para fazer um diagnóstico preciso e ofereça soluções com custo-benefício atraente.

Estoque

Mantenha um estoque mínimo de todos os materiais necessários para realizar um bom atendimento e faça o acompanhamento sistemático de entrada e saída. Com isso, torna-se possível evitar compras não programadas ou transtornos na hora de atender um paciente e descobrir a falta de um material importante.

Manutenção

Realize manutenção preventiva em todos os equipamentos. Essa é uma estratégia mais barata e eficiente, pois a manutenção corretiva costuma ser urgente e onerosa. Tenha o controle da vida útil do equipamento e monitore a utilização para solicitar periodicamente uma verificação de uso e funcionamento adequados.

Qualidade

Mantenha a qualidade tanto dos procedimentos quanto do atendimento e desde a prospecção até a finalização do tratamento. Dê ao cliente a atenção que você gostaria de receber, Com isso, ele não só voltará como também indicará seu consultório para amigos e familiares.

Resultado

Quando falamos de resultado, todos os aspectos devem ser englobados e acompanhados de perto. Utilize alguns indicadores como termômetro no seu consultório e dê total atenção ao que for apurado, pois será a base de todo o trabalho no mês subsequente.

Mensure dados que possibilitem melhoria processual ou maior dedicação em relação à experiência e satisfação do cliente. Entre os itens que você pode considerar em sua avaliação de resultado, podemos destacar:

  • número de clientes atendidos;

  • tempo de duração de cada atendimento;

  • valores cobrados por procedimento;

  • quantidade de atendimentos — plano e particular;

  • valor médio por cliente;

  • média por tipo de procedimento;

  • número de captações e conversões no período;

  • inadimplências;

  • faturamento e lucro.

Como fazer uma gestão eficiente?

Para começar, uma boa gestão não se faz sozinho. Logo, envolva a todos em uma atmosfera de realização. Independentemente do número de pessoas que atuam no consultório, promova o engajamento e a participação efetiva em cada etapa do atendimento.

Como dissemos no início deste post, uma boa gestão de consultório requer cuidados específicos para ser eficiente. Há objetivos concretos que precisam ser cumpridos a fim de consolidar a marca no mercado e imprimir maior confiabilidade dentro do segmento.

Fidelize os pacientes

Ao procurar um consultório odontológico, cada paciente está em busca de solução para algum tipo de problema — sanar uma dor latente ou realizar procedimentos estéticos. Prepare sua clínica para soluções variadas e execute um serviço que encante o paciente tornando-o contínuo e fidelizado.

Otimize os processos

Na maioria dos casos, o paciente dispõe de pouco tempo para a realização de procedimentos. Organize e otimize ao máximo os processos internos de forma a facilitar o atendimento e o tempo de duração de cada procedimento.

Capacite a equipe

Uma empresa bem preparada dispõe de uma equipe que entende do negócio e do atendimento ao cliente. Treine o time para a excelência em todas as áreas de atuação — atendimento, financeiro, cobrança, vendas, marketing — e mantenha um padrão de abordagem.

Cuide da comunicação interna

Assim como o diálogo com o cliente é importante, a comunicação interna é fundamental para que todos os processos sejam executados com eficiência. Comunicar o cancelamento de um paciente ou a falta de insumos facilita as atividades do dia a dia, elimina o retrabalho e reduz os gastos desnecessários.

Colocar em prática as ações voltadas para a gestão de consultório não é uma das tarefas mais fáceis. Durante a graduação, um odontólogo aprende pouco sobre as práticas administrativas e financeiras, mas é preciso adquirir esses conhecimentos para gerir o negócio com discernimento e competência.

Uma boa dica é participar de cursos e eventos voltados para a gestão e entender as particularidades que envolvem o universo dos números e processos que dão origem aos resultados esperados — produtividade, rentabilidade, lucro e vantagem competitiva no mercado.

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